logo exaoffice new

ExaOffice

Программное обеспечение для вашего бизнеса

+7 (499) 394-41-29

9:00 – 18:00 мск

info@exaoffice.ru

Автоматизация экскурсионной деятельности — что она дает и реально ли это?

ExaExcursions — программа для автоматизации экскурсионной деятельности

Вопросы автоматизации крайне актуальны сегодняшнему времени, когда без компьютерных технологий невозможно представить себя даже на минуту. Примерами бытовой автоматизации могут быть телефон, кассовый аппарат, карточка для банкомата и т.д.
Но, не смотря на это, старый добрый бизнес экскурсионных агентств остается до сих пор на бумаге с вечной неразберихой и, самое главное, с колоссальной упущенной выгодой. Это особенно касается сезонной экскурсионки, когда за пару месяцев необходимо заработать на весь следующий год. Но не только предприятие хочет заработать, каждый сотрудник на каждом этапе тоже реализовывает свои потребности и частенько за счет предприятия и руководителя, но об этом позже.

Самой большой трудностью для руководителя экскурсионного бюро является организация и контроль большого количества людей, которых он срочно набирает для сезона с улицы, не зная их возможностей и добросовестности. А когда начинается сезон, очень сложно своевременно оценить эти качества, а потом уже поздно. Начиная от водителей и экскурсоводов, продавцов на точках и человека, что формирует расписание, и, конечно, диспетчера и бухгалтера — каждый формирует ваш доход, и ваша задача — оперативно отслеживать данные и влиять на их работу максимально быстро и эффективно. Во время сезона счет идет даже не на дни, а на автобусы. Каждый автобус — это ваша прибыль. Если будет ошибка хоть на каком-то этапе, то прибыль пойдет в убыток, и опять же, кто за это будет отвечать? Человек, который составил расписание и не оценил рентабельность маршрута? Диспетчер, что на своей сводке неверно указал время или посадил не туда человека? Кассир, что по телефону передал неправильные данные про пассажиров диспетчеру? Или опять же кассир, что получил ошибочные данные про маршрут следования экскурсии от офиса? Или тот человек, что подготавливает материалы для описания маршрута и прокладывает сами маршруты? Или, в конце концов, экскурсовод, который пол автобуса выдал за детей и недовез часть основного дохода — комиссионные. Риск на каждом этапе и бедный руководитель разрывается и мечется, пытаясь за всеми все проверить, но, согласитесь, это неподвластно одному человеку. Тогда руководителю приходится брать помощников, платить им зарплату. А это опять же люди со своими возможностями и потребностями, опять же порой идущими в разрез ожиданиям руководителя.

Беспристрастным помощником может быть только компьютер с верно уложенными мозгами. Хорошая программа, обладающая правильно организованной базой данных и заложенными аналитическими расчетами, может за секунды оценить рентабельностью рейсов, нестыковки данных по билетам, рассчитать по этим данным комиссионные, указать, кто и на каком этапе ошибся и при этом не устать и не сделать ошибку! Это кажется утопией, ведь данный бизнес объединяет в себе столько сложных процессов. Но, к счастью, это реально.

Давайте разобьём весь бизнес на процессы и этапы:

  1. Формирование экскурсионных направлений;
  2. Формирование описаний экскурсий;
  3. Формирование прайсов;
  4. Формирование расписания;
  5. Организация диспетчерской;
  6. Бухгалтерия;
  7. Организация точек реализации билетов;

Этап 1. Формирование экскурсионных направлений.

Это основополагающий этап, ведь турист будет платить свои деньги только за то, что ему интересно. Но и бизнесу тоже должно быть интересно, поэтому надо договариваться о комиссионных и прочих уступках для экскурсионного агентства. Обычно, это наличные, что передают с экскурсоводами обратно в агентство или скидка на групповые билеты. В большинстве случаев, именно комиссионные дают большую часть дохода, и бедный руководитель не имеет другой возможности, как доверить эти деньги экскурсоводу.

Уже из этого пункта начинается формироваться список требования к программе для автоматизации экскурсионного бизнеса:

  • Учет экскурсионных направлений;
  • Учет комиссионных;
  • Автоматизированный расчет полученных комиссионных фирмой с каждого рейса (точная расчетная сумма по фактически проданным билетам, а не со слов экскурсовода).

Этап 2. Формирование описаний экскурсий.

На первый взгляд, этот пункт не такой важный, но это не так. Во-первых, это подготовка рекламных материалов, красочных и заманчивых для туристов. Во-вторых, шпаргалки для кассиров, на основании которых кассиры смогут успешно продавать билеты на экскурсии. Ведь продажи строятся, основываясь именно на этот этап, именно он приносит деньги, а значит и самый важный! К сожалению часто бывает, что в процессе горячего сезона вносятся изменения и кто-то на каком-то этапе забывает их донести до кассиров. Кассиры красочно рассказывают туристам, что те увидят, а туристы этого не увидят. В итоге, скандалы и возвраты, требования компенсаций и т.п.

Продолжим формирование требований для программы для автоматизации экскурсионного бюро, обслуживающей данный процесс:

  • Хранение в одном месте полного и точного описания экскурсионных программ;
  • Возможность быстрого и лёгкого доступа к этим данным всем сотрудникам компании (другими словами работа в режиме on-line);
  • Быстрая выгрузка этих данных на бумагу и в интернет.

Этап 3. Формирование прайсов.

Цена — это ваше конкурентное преимущество, это самый сильный инструмент борьбы с соседствующими конкурентами. Прайс давно уже перестал быть простым и однострочным. В современном мире так не выжить. Приходится делить на составные части: стоимость билета и дополнительный сбор. Удивительно, но факт: туристы сравнивают только стоимость билета, и почти никогда не сравнивают у конкурирующих фирм цену дополнительного сбора. Поэтому надо иметь несколько прайсов, для разных точек реализации билетов (в зависимости от соседствующих экскурсионных фирм). Из данного пункта мы можем выделить следующие требования для программы:

  • Ведение прайса, учет изменения цен;
  • Возможность работы с несколькими прайсами одновременно;
  • Расчет всех комиссионных и заработных плат по прайсу, актуальному на фактическую дату расчета;
  • Быстрый вывод на печать.

Этап 4. Формирование расписания.

Несмотря на верность выбора направления экскурсии, возможен риск неправильного расчета времени отправления автобуса по данному маршруту. Очевидно, что некоторые автобусы, например, идущие во вторую половину дня, дают больше дохода, чем в утреннее время, или наоборот. Эти данные требуют постоянного мониторинга и анализа, чтобы при очевидном снижении дохода либо переместить экскурсию на другой день или время, или вообще временно ее закрыть, чтобы не гонять незаполненные автобусы себе в убыток. Расписание — такая же важная информацией, как прайс — должно строго выполняться. Ошибка при переносе данных из таблиц в таблицы, при переписывании кучи копий для разных точек просто неприемлема и критична. К тому же турист вообще не любит ждать, и многие фирмы во многих городах стали рассчитывать время прибытия автобуса для каждой точки посадки. При этом надо держать в голове, что автобусы могут двигаться в различных направлениях, в зависимости от направления самой экскурсии. Вот тут и получаются ошибки. Чтобы избежать этого, в программе для автоматизации экскурсионной деятельности должно быть следующее:

  • Максимально простое формирование расписания;
  • Автоматизированный расчет времени прибытия автобуса на место посадки с учетом направления движения автобуса;
  • Вывод на печать для каждой точки продаж актуального расписания;
  • Аналитические расчеты по эффективности отправляемых рейсов.

Этап 5. Организация диспетчерской.

Диспетчер — это связующее звено, при этом оно должно быть максимально эффективным и точным. Самой частой бывает проблема, что при передаче данных по телефону происходит искажение данных по реализованным билетам. Потом разобрать, кто виноват, невозможно. Оформление проданных билетов должно происходить максимально быстро и легко. Диспетчеру нужно формировать некоторый пакет документов для водителей перед отправкой в рейс, например, заказ-наряд и лист посадки. И нельзя забывать что он должен обладать самой полной информацией и прайсах, расписаниях, содержании экскурсии. Или он должен знать, где это легко и быстро посмотреть. Отсюда основным требованием для программы для экскурсионного бюро будет следующее:

  • Аудиозапись телефонных разговоров диспетчера с кассирами, с быстрым поиском необходимой записи;
  • Быстрое и максимально легкое оформление проданных билетов с указанием мест в автобусе и точки посадки пассажиров;
  • Учет автотранспорта и водителей;
  • Учет экскурсоводов;
  • Автоматическое заполнение необходимых документов (посадочного листа, заказ-наряда и т.п.);
  • Быстрое выставление транспорта и экскурсовода на рейс, с отслеживанием заполняемости транспорта на маршрут.

Этап 6. Бухгалтерия.

На данном этапе много забот и хлопот. Деньги любят счет и ошибки тут неприемлемы. Бухгалтер, как правило, ведет учет БСО, по ним ведет расчет доходов, возвраты и, конечно, комиссионные. Ведет взаиморасчёты с фирмами-партнерами, что продают билеты на вашу фирму, а также расчет при передаче или получении туристов от других компаний. Выполняет начисления заработных плат водителям, экскурсоводам, кассирам и т.д. Согласитесь, что при такой нагрузке, у любого бухгалтера просто нет времени строить еще какие-то отчеты. В сложившейся ситуации реально оперативно оценить состояние доходов и расходов просто невозможно. Но это необходимо делать. Для этого надо внести в программу следующие функции:

  • Учет выдачи, передачи, продажи и списания БСО;
  • Учет взаиморасчетов и автоматический расчет с компаниями-партнерами (например, другими ТЭФ);
  • Автоматический расчет заработной платы водителям, экскурсоводам и кассирам по фактическим продажам и выполненным рейсам;
  • Автоматическое сопоставление комиссионных привезенных экскурсоводами, и расчетными (вывод нестыковок);
  • Автоматическое составление графиков и аналитических таблиц, оценивающих доходы и расходы, эффективность предприятия в целом;
  • Учет наличных денег.

Этап 7. Организация точек реализации билетов.

Как уже говорилось выше, это первая станция получения денег от туристов, это то место, где представители вашей фирмы любым способом должны приманить к себе туриста и «выжать» из него максимум, продать ему как много больше экскурсионных билетов на различные направления и сопутствующих товаров. Для этого кассиру нужно много инструментов. Начнем, конечно, с удачного расположения, красивого оформления, привлекательного прайса и информированного продавца, который сможет ответить на все вопросы, возникшие у туриста при изучении рекламных материалов. Желательно распечатывать различные раздаточные материалы с краткой информацией и расписанием. Когда кассиру удалось привлечь внимание туриста, заинтересовать его каким-то направлением, кассир должен максимально быстро связаться с диспетчером, получить информацию о наличии мест, быстро и верно все оформить, дать полную и достоверную информацию о маршруте, месте и времени посадки в автобус, о дополнительных сборах. Затем кассир должен отчитаться перед офисом и передать выручку. Сколько подготовительных процессов стекается в один процесс продажи. Чтобы избежать накладок и ошибок (и как следствие упущенной выгоды), офис может, используя автоматизированные процессы, быстро и легко предоставить все эти данные и легко организовать полный рабочий процесс. Для этого очевидны следующие требования к программе, не будем повторять уже озвученные автоматические выгрузки расписания и прайса, информации о маршрутах и документов, а также об обязательной аудиозаписи переговоров с диспетчером, а обозначим новые позиции:

  • Учет точек реализации билетов;
  • Ведение графика работы кассиров на точках;
  • Учет БСО, сопутствующих товаров и услуг;
  • Автоматизированная печать раздаточных материалов туристам;
  • Автоматизированный расчет выручки за день;
  • Учет передачи наличных средств в офис;
  • Автоматизированный расчет комиссии кассира при реализации билетов и продаж дополнительных товаров и услуг.

Основываясь на этих этапах и требованиях, вы сможете изменить работу своей компании, стать максимально эффективными и получить высокую прибыль, с лихвой покрывающую затраты на приобретение специализированного программного продукта.

При правильном выставлении прав на доступ к данным в программе вы легко сможете разграничить зону доступа и ответственности у каждого сотрудника. Вы заметите, что можно сократить персонал, сэкономив время на двойной работе с информацией, повысить эффективность каждого рейса за счет оперативных аналитических данных, при этом самому не находясь в офисе, а обладать полными данными из любой точки мира, где есть интернет, попивая прохладительные напитки где-то в комфортном для вас месте.

 

Скачать программу для автоматизации экскурсионной деятельности