logo exaoffice new

ExaOffice

Программное обеспечение для вашего бизнеса

+7 (499) 394-41-29

9:00 – 18:00 мск

info@exaoffice.ru

Цель базы данных — помочь людям и организациям вести учет определенных вещей. На первый взгляд, эта цель кажется скромной, и вы, возможно, удивитесь, зачем нужна такая сложная технология и программа. Большинство из нас может вспомнить ситуации, в которых требуется отслеживать некоторые вещи. Простым жизненным примером может служить список дел, которые нужно сделать на этой неделе, список покупок в магазине, список расходов для налоговой декларации и так далее.

На самых ранних стадиях развития информационных технологий использовались списки. Со временем, однако, стало ясно, что немногие проблемы можно решить с помощью таких списков. Например, ваша компания ведет все записи на бумаге — это аналог простого электронного варианта списка. При этом вы можете столкнуться с рядом проблем. Например, изменится телефон у заказчика, покупателя или клиента. Вам необходимо будет найти каждую запись с ним и внести изменения, иначе мы получим противоречащую друг другу информацию, и потом не сможем точно узнать, какие данные более верные. Да ладно, скажете вы, какой-то номер телефона... А если это данные о заказе или об его оплате, а это напрямую относится к вашей прибыли, что тогда? Продолжим дальше.

Простая ошибка или опечатка в слове может ввести в заблуждение. Например, кто-то ошибся опять же в имени клиента, а это был ваш старый добрый клиент, для которого установлены специальные цены и тарифы. Что из этого может выйти? Ему посчитают по новым ценам и тарифам и клиент, как минимум, удивится, или обвинят кассира в недостаче и махинациях. Такие ошибки не могут возникнуть, если мы выбираем клиента из списка имеющихся, согласитесь.

Настоящая беда приходит, когда вашим списком пользуются несколько человек одновременно. Для удобства, каждый сотрудник делает себе копию. С этого момента можно просто забыть о достоверной информации и никогда наверняка нельзя узнать, у кого именно самый верной список будет в итоге (кто-то внес одни изменения, кто-то другие).

Еще одну, очень большую проблему решает введение программного обеспечения (ПО) на предприятии — это скрытие информации для разных отделов. С этого момента подробнее. Например, бухгалтерия ведет учет клиентов и платежей. Сотрудники отдела продаж хотят видеть данные о клиентах, заказах, встречах и т.д. А секретарю важны только координаты клиентов. При этом некоторые отделы не хотят показывать ту или иную информацию другим отделам. Согласитесь, зачем секретарю предоставлять информацию о доходах предприятия.

И все это увенчивает немаловажный фактор — хранение накопленной информации. У многих офисы выглядят как библиотеки, и в этих папках хранятся не только подписанные договора, а информация обо всех и обо всем. Все это в современном мире можно перенести на маленькую флешку или просто хранить в интернете в зашифрованном виде.

Что уже говорить про быстрый поиск нужной информации. Нормальная программа быстро найдет все необходимое. Например, вам нужны статистические данные или срочно составить отчет, обычно это делает бухгалтер или менеджер, это трудоемкий, длительный процесс. При использовании ПО, содержащего вашу базу данных, эта работа займет несколько секунд. При этом полностью исключив ошибки. Все эти процессы можно назвать еще одним, очень важным понятием — автоматизация. То есть программное обеспечение, включающее в себя базу данных вашего предприятия, это не только бережное хранение и систематизация всей важной информации, но и быстрый поиск, а также автоматический расчет, представление аналитического материала для улучшения бизнес-процессов, и исключение ошибок при обработке введенных вами данных.

А если ваше ПО работает еще и через интернет, то приятным бонусом будет поработать дома, а не в офисе, так как вся информация всегда с собой.