Как очистить базу данных при передаче бизнеса

При необходимости передачи (продаже) бизнеса, включая передачу базы данных ExaApartments, у руководителя часто есть желание очистить информацию в передаваемой базе. Но не полностью, а частично. Например, обычно базу клиентов передают, а финансовую информацию очищают.

Для полноценного удаления информации вам потребуется обратиться в техническую поддержку, но часть действий перед этим потребуется сделать самостоятельно.

Что нужно удалять

На первом этапе определитесь, какие именно данные вы хотите очистить. Для этого пройдитесь по разделам в программе и соберите перечень таблиц, которые нужно будет очистить. Обратите внимание, что набор видимых разделов зависит от включенных модулей и прав пользователя.

Например, может получиться такой список: Заказы, Касса, Счета, Расчеты с партнерами, Рассылка E-mail.

Порядок удаления

Теперь полученный список нужно упорядочить по следующему принципу.

В программе некоторые таблицы зависят от других таблиц (отображают в себе информацию из них). Например, таблица Заказы имеет столбец заказчика (т.е. зависит от таблицы Клиенты). Таблица Счета зависит от заказов. Таблица Касса имеет столбец Источник, где выводится заказ или счет (т.е. зависит от таблиц заказов и счетов).

Исходя из этого, нужно построить порядок удаления данных в таблицах так, чтобы сначала удалять в тех таблицах, от которых не зависят другие.

В данном примере сначала будем удалять записи из кассы, затем удалять счета, а только затем можно удалять заказы.

Как удалить записи

Перейдите в нужный раздел.

Первым делом обратите внимание, есть ли вверху кнопка Открыть архив. Если она присутствует, значит часть записей этой таблицы находится в архиве. Перед удалением их нужно "достать" из архива – для этого нажмите эту кнопку.

Если нужно удалять не все записи (например, вы решили оставить в базе записи за текущий год), то воспользуйтесь фильтрами, чтобы в итоге отобразились только те записи, которые нужно удалить.

Теперь выделите все записи и вызовите удаление записей обычным образом.

После удаления

Так как все действия пользователя фиксируются в журнале, то удаление записей также будет там прописано. Как и создание и правка всех тех записей, что были удалены. То есть новый владелец базы данных может просмотреть эту информацию. Кроме того, он может отменить последние действия. Поэтому требуется очистить журнал. Однако, т.к. у пользователя нет возможности что-либо удалять из журнала (даже при наличии полных прав), то для этого нужно обратиться в техническую поддержку. Напишите запрос на почту support@exaoffice.ru с просьбой очистить журнал и выполнить компоновку базы данных.